.png)
|
| Solusi Cepat dan Efisien Mencetak Buku dengan Data Individual Secara Otomatis |
Halo sahabat story, ada yang kerja di dunia percetakan nggak nih? Pernah nggak sih kamu dapet pesanan buku tapi di covernya harus diisi data customer terlebih dahulu, misalnya Nama, NIM, Kelompok atau yang lainnya?. Boleh lah kalau itu hanya 2, 3 atau 5 data kita bisa menginputnya secara manual, tapi bagaimana kalau ada 10, 20 bahkan 1000 data yang harus dimasukkan? Pusing gak tuh, butuh berapa lama untuk mengerjakannya? Lama, habis waktu banyak dan tidak effisien pastinya. Pada kesempatan kali ini kita akan belajar bagaimana caranya mempermudah dan mempercepat pekerjaan kita terutama pada kasus kali ini.
Mencetak Cover Buku dengan Efisien Menggunakan Mail Merge
mencetak cover buku yang menarik dengan data yang berbeda untuk setiap pelanggan bisa menjadi tugas yang melelahkan jika harus dilakukan secara manual. Namun, ada cara yang lebih efisien untuk melakukan hal ini, yaitu dengan menggunakan proses mail merge. Mail merge adalah fitur yang disediakan oleh perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs yang memungkinkan Kita untuk menggabungkan data dari sumber eksternal ke dalam dokumen Kita. Berikut adalah langkah-langkahnya:
1. Siapkan Data:
Hal pertama yang harus kita lakukan adalah mempersiapak data yang akan kita cetak seperti Nama, NIM, kelas, kelompok, dan lain sebagainya untuk pelanggan yang berbeda. Data ini dapat disimpan dalam format spreadsheet seperti Excel.
2. Buat Template Cover:
Setelah Kita memiliki data, langkah selanjutnya adalah membuat template cover buku. Gunakan perangkat lunak pengolah kata seperti Microsoft Word atau Google Docs. Di dalam template ini, Kita harus menambahkan tempat-tempat kosong atau tKita pengganti yang akan digantikan dengan data pelanggan.
3. Mulai Mail Merge:
Di Microsoft Word, buka tab "Mailings" dan pilih "Start Mail Merge." Kemudian pilih "Labels" karena Kita ingin mencetak cover buku dengan data yang berbeda di setiap label.
4. Pilih Sumber Data:
Klik "Select Recipients" dan pilih "Use an Existing List." Kemudian, cari dan pilih file data Excel yang berisi informasi pelanggan Kita.
5. Tambahkan Tanda Pengganti:
Di dalam template cover buku, tempatkan tKita pengganti di tempat-tempat yang sesuai dengan data yang ingin Kita sisipkan. Misalnya, untuk nama, Kita bisa menambahkan tKita "<Nama>" dengan cara "Insert Merge Field" untuk menambahkan bidang dari sumber data Kita ke dalam template. Pilih bidang yang sesuai seperti Nama, NIM, Kelas, Kelompok, dan Foto.
7. Preview Data:
Gunakan opsi "Preview Results" untuk memeriksa bagaimana data akan ditampilkan di setiap label. Kita bisa melihat apakah data telah terhubung dengan benar ke template Kita.
8. Complete the Merge:
Klik "Finish & Merge" dan pilih "Print Documents." Setelah itu, Kita dapat mencetak cover buku dengan data yang telah dimasukkan secara otomatis. Pastikan untuk memilih jumlah salinan yang sesuai.
9. Cetak:
Tekan "OK" dan proses pencetakan akan dimulai. Kita akan memiliki banyak cover buku dengan data yang berbeda sesuai dengKitata pelanggan yang telah di input dari sumber data Kita.
Dengan menggunakan mail merge, Kita dapat mencetak banyak cover buku dengan data yang berbeda tanpa harus menginput data satu persatu. Dengan begitu pekerjaan kita akan lebih efisien untuk mengelola proyek cetak seperti ini. Mail merge tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga membantu mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi saat memasukkan data secara manual. Sehingga Kita dapat fokus pada data yang ada.
Fungsi Mail Merge
Fungsi Mail Merge adalah fitur yang tersedia di berbagai aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word, yang memungkinkan Kita menggabungkan dokumen utama dengan data dari sumber data eksternal, seperti spreadsheet Excel atau database, untuk membuat sejumlah dokumen yang personal dan unik. Ini adalah alat yang sangat berguna untuk mengotomatisasi pembuatan dokumen berulang, seperti surat, label alamat, amplop, atau dalam kasus Kita, mencetak cover buku dengan data yang berbeda-beda.
Berikut beberapa fungsi utama dari Mail Merge:
1. Menggabungkan Data: Kita dapat menggabungkan data dari berbagai catatan dalam sumber data eksternal, seperti nama, alamat, nomor telepon, atau data lainnya, ke dalam dokumen utama. Misalnya, Kita dapat mencetak surat kepada banyak penerima dengan nama dan alamat yang berbeda.
2. Membuat Dokumen Personal: Mail Merge memungkinkan Kita membuat dokumen yang personal dengan mengganti tanda pengganti (merge fields) dalam dokumen utama dengan data yang sesuai dari sumber data. Hal ini memungkinkan Kita membuat dokumen yang terlihat seolah-olah telah disesuaikan untuk setiap penerima.
3. Efisiensi: Dengan Mail Merge, Kita dapat menghemat waktu dan usaha dalam pembuatan dokumen berulang. Sebagai contoh, jika Kita memiliki daftar nama dan alamat dalam spreadsheet Excel, Kita tidak perlu mengetik ulang setiap nama dan alamat saat membuat surat atau label.
4. Kemudahan Update: Jika data di sumber data berubah atau perlu diperbarui, Kita hanya perlu memperbarui sumber data tersebut, dan dokumen-dokumen yang telah dibuat melalui Mail Merge akan otomatis terupdate pula.
5. Kelengkapan dan Konsistensi: Mail Merge membantu menjaga kelengkapan dan konsistensi dokumen Kita, karena data dari sumber data eksternal diintegrasikan secara otomatis.
Dalam kasus Kita, Mail Merge dapat digunakan untuk mencetak cover buku dengan data diri yang berbeda untuk setiap mahasiswa, sehingga Kita tidak perlu memasukkan data satu per satu secara manual. Sebagai gantinya, Kita akan menggabungkan template cover buku dengan sumber data yang berisi nama, NIM, kelas, kelompok, dan lainnya, dan Mail Merge akan membuat cover buku yang sesuai dengan data tersebut.
Tips & Saran
Untuk mempermudah proses pembuatan dan pengumpulan data customer yang akan diinput, kita dapat memanfaatkan Google Form. Dengan menggunakan Google Form, kita dapat dengan cepat membuat formulir kustom yang sesuai dengan kebutuhan kita. Kelebihan lainnya adalah Google Form memungkinkan kita untuk mengumpulkan data secara terstruktur dan otomatis menyimpan respons dari responden. Selain itu, Google Form juga memudahkan dalam analisis data karena respons dapat dengan mudah diimpor ke dalam spreadsheet Google Sheets. Dengan begitu, kita dapat menghemat waktu dan upaya dalam mengelola data, sehingga pekerjaan kita menjadi lebih cepat dan efisien, terutama untuk kamu yang sebagai coordinator tugas pastinya akan lebi mudah dalam mendata dan pengeraan oleh customer service toko percetakan menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.
Akhir kata,
Selamat mencoba,
Semoga bermanfaat.